Аутоматизација канцеларијског пословања

Аутоматизација канцеларијског пословања се односи на различите рачунаре и софтвере који се користе за дигитално креирање, сакупљање, складиштење, манипулацију и преношење пословних информација потребних за испуњавање основних задатака. Складиштење података, електронски трансфер, и управљање информацијама електронског пословања представљају основне активности система за аутоматизацију канцеларијског пословања. Аутоматизација канцеларијског пословања помаже у оптимизовању или аутоматизовању постојећих канцеларијских процедура.

Потпору аутоматизације канцеларијског пословања представља LAN (енгл. Local Area Network — Локална рачунарска мрежа) која дозвољава корисницима да путем мреже преносе податке, мејлове, па чак и глас. Све канцеларијске функције, укључујући диктирање, куцање, попуњавање, копирање, факс, Телекс, микрофилм, управљање записима, телефонирање и телефонске централе припадају овој категорији. Аутоматизација канцеларијског пословања је био популаран термин 1970-их и 1980-их када је десктоп рачунар ступио на сцену.

Предности су:

1. Аутоматизацијом канцеларијског пословања се може постићи да се брже обави већи број задатака.
2. Елиминише потребу за великим бројем запослених.
3. Потребно је мање простора за складиштење података.
4. Велики број људи може да ажурира податке истовремено у случају да се десе промене у распореду.

Напомене

Предузећа могу лако да купују и складиште своју робу уз помоћ технологије. Многи задаци који су се извршавали ручно се сада могу извршавати ручним уређајима и UPC (енгл. Universal Product Code) и SKU (енгл. Stock Keeping Unit) шифрирањем. У малопродаји аутоматизација такође повећава могућности. Купци могу лако да изврше своје уплате помоћу аутоматизованих машина за кредитне картице и више не морају да чекају у редовима да запослени обраде и ручно укуцају бројеве кредитних картица.

Канцеларијски платни спискови су аутоматизовани што значи да нико не мора ручно да попуњава чекове, и ти чекови који су попуњени могу бити одштампани помоћу компјутерских програма. Директан депозит може бити аутоматски постављен и ово надаље смањује ручни процес и већина запослених који учествују у директном депозиту често увиди да њихове исплате стижу пре него што би стигле да морају да чекају да њихови чекови буду исписани а затим послати од стране банке.

Начин на који је аутоматизација смањила радну снагу на извршавању задатака јесте аутоматизованим гласовним усмерењима. Коришћењем упита, аутоматизованих телефонских менија и усмерених позива, потреба за запосленима који су задужени да се јављају на телефоне је смањена, а у неким случајевима отклоњена.

Додатна литература

• [by] Barbara Garson. New York. The Electronic Sweatshop: How Computers Are Transforming the Office of the Future into the Factory of the Past. Penguin Books. 1989. , cop. 1988. ISBN 978-0-14-012145-2. pbk.
• Office automation in Small business encyclopedia
• Wilkie Office Automation What is OA?, June 2006, Accessed 21 June 2006